Términos de uso y privacidad

1. Responsable del tratamiento

PREVENTION RISK LABORAL S.A.S., NIT 901.449.701-1, que opera con las marcas PRL COL, Dynbel AI y Glymdo.

Domicilio: K2 Vía Tocancipá, Edificio Punto de Encuentro, Oficina 4, Tocancipá, Cundinamarca, Colombia.
Teléfono: +57 320 236 8934.
Correo para datos personales: juridico@prlcol.co.
Sitios: prlcol.co, dynbelai.com y glymdo.com.

El tratamiento de los datos personales se rige por la Política de Tratamiento de Datos Personales de PREVENTION RISK LABORAL S.A.S., que se puede solicitar en juridico@prlcol.co. Estos términos describen cómo se aplica en los sitios.

2. En qué casos somos responsables y en cuáles encargados

Somos responsables de los datos que recogemos directamente para nuestra propia relación con las personas: visitantes de nuestros sitios, personas que conversan con magIA, que llenan formularios, que dejan sus datos en eventos, que reciben una propuesta o nuestras comunicaciones, clientes, proveedores y candidatos a trabajar con nosotros. Estos términos describen ese tratamiento en los sitios.

Somos encargados de los datos que las empresas clientes registran en las plataformas Dynbel AI y Glymdo sobre sus propios trabajadores. En ese caso el responsable es cada empresa cliente, que debe tener la autorización de sus titulares; nosotros tratamos esos datos solo por su cuenta, según el contrato y sus instrucciones, y las solicitudes de esos titulares se dirigen primero a su empresa.

3. Definiciones

Se usan las definiciones de la Ley 1581 de 2012: titular es la persona dueña de los datos; tratamiento es cualquier operación sobre ellos, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión; responsable decide sobre la base de datos y su tratamiento; encargado trata datos por cuenta del responsable; dato sensible es el que afecta la intimidad o puede generar discriminación, como los datos de salud o biométricos.

4. Datos que tratamos, para qué y por cuánto tiempo

Visitas a los sitios

Identificador aleatorio de visitante guardado en una cookie, dirección IP, navegador, sistema operativo, tipo de dispositivo, idioma, página de origen y campaña, páginas vistas y tiempo en cada una. Sirven para medir el uso de los sitios, mejorar su contenido, detectar tráfico automatizado y atender comercialmente a quien muestra interés. Se conservan 90 días.

Chat magIA

Los mensajes de la conversación y, si la persona los entrega, nombre, correo, teléfono, empresa e interés. Se asocian a las visitas del mismo navegador. Sirven para responder preguntas, atender la solicitud, contactar a la persona y hacer seguimiento comercial. Se conservan 24 meses desde la última interacción.

Formularios de contacto, eventos y ferias

Nombre, empresa, cargo, correo, teléfono, mensaje y producto de interés; en los formularios web también la IP y el navegador como registro del envío. Sirven para atender la solicitud, enviar información y propuestas y hacer seguimiento comercial. Se conservan 24 meses desde la última interacción.

Propuestas comerciales

Datos de la empresa y de la persona de contacto a quien se envía. Al abrir una propuesta en línea no se guardan datos de quien la abre. Sirven para presentar la oferta y hacer su seguimiento. Se conservan mientras dure la negociación y 24 meses después.

Comunicaciones por correo

Nombre, correo, apertura del correo y descargas; si la persona pide no recibir más, su correo y la IP de esa solicitud. Sirven para enviar boletines y novedades, medir su efectividad y respetar a quien pide no recibir más. Se conservan mientras la persona no se dé de baja; la lista de baja se conserva para no volver a escribirle.

Clientes y proveedores

Datos de contacto, de facturación y contractuales, para ejecutar el contrato, facturar y cumplir obligaciones legales y tributarias. Se conservan mientras dure la relación y el tiempo que exija la ley.

Candidatos

Hoja de vida, datos de contacto y resultados de los procesos de selección, para evaluar la vinculación. Se conservan 24 meses.

Registros técnicos y de seguridad

IP, fecha, hora y tipo de evento, para proteger los sitios contra abusos y ataques. Se conservan 12 meses.

Finalidad comercial. Con autorización del titular usamos sus datos de contacto para enviarle información, propuestas, invitaciones a eventos y novedades de PRL COL, Dynbel AI y Glymdo por correo, teléfono o WhatsApp. El titular puede pedir en cualquier momento que no le escribamos más, con el enlace de cada correo o escribiendo a juridico@prlcol.co.

Al vencer el tiempo de conservación los datos se eliminan o se anonimizan, salvo que una ley o un contrato vigente obligue a guardarlos más tiempo.

5. Cookies y medición de los sitios

Cookie de visitante: identificador aleatorio que dura un año. Permite reconocer las visitas del mismo navegador y continuar la conversación con magIA.
Cookie de sesión: necesaria para la seguridad de los formularios. Se borra al cerrar el navegador.
Almacenamiento local: guarda el tema claro u oscuro y el estado del chat en el propio navegador.

No usamos cookies de publicidad ni herramientas de terceros como Google Analytics o píxeles de redes sociales. El titular puede borrar las cookies desde su navegador; el sitio sigue funcionando, aunque la conversación con magIA empezará de nuevo.

6. Autorización

Pedimos la autorización del titular, de forma previa, expresa e informada, en el momento de recoger sus datos: al iniciar el chat con magIA, al enviar un formulario o al registrarse en un evento. Conservamos prueba de esa autorización. No se necesita autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como los datos de naturaleza pública.

7. Datos sensibles y de menores

Como responsables no pedimos datos sensibles. El titular no está obligado a entregarlos y, si lo hace por iniciativa propia en un mensaje, solo se usarán para atender su solicitud. Los datos sensibles que las empresas clientes registran en nuestras plataformas, como los de salud ocupacional, se tratan como encargados según la sección 2. No recogemos de forma intencional datos de menores de edad.

8. Con quién compartimos los datos

No vendemos ni alquilamos datos personales. Los compartimos solo con proveedores que nos prestan servicios y los tratan por nuestra cuenta, bajo acuerdos de confidencialidad, en lo que la ley llama transmisión:

Proveedor de nube: servidores donde funcionan los sitios y las bases de datos, en Estados Unidos.
Proveedor de inteligencia artificial: procesa los mensajes del chat magIA para responderlos, en Estados Unidos.
Proveedor de correo: envío de correos, en Estados Unidos.

Como estos proveedores están fuera de Colombia, la transmisión se hace con las garantías que exige la ley. Al aceptar estos términos el titular autoriza que sus datos se traten en esos servidores. También entregaremos datos cuando lo ordene una autoridad competente.

9. Derechos del titular

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular puede:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
Pedir prueba de la autorización que otorgó.
Ser informado sobre el uso que les hemos dado.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
Consultar gratis sus datos, al menos una vez al mes y cada vez que cambien estos términos o la política de la empresa.

10. Área que atiende las solicitudes

El Área Jurídica de PREVENTION RISK LABORAL S.A.S. atiende las consultas, los reclamos y las solicitudes de los titulares, en juridico@prlcol.co o en la dirección de la sección 1.

11. Procedimiento para consultas y reclamos

La solicitud debe indicar el nombre y el documento de identidad del titular, o los de quien lo represente con su soporte; la descripción de lo que pide; la dirección o el correo para responder, y los documentos que quiera hacer valer.

Consultas (artículo 14). Se responden en máximo diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible en ese plazo, informamos al titular el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles después del primer plazo.

Reclamos (artículo 15), para corregir, actualizar o suprimir datos, o por incumplimiento de la ley:

Si el reclamo está incompleto, pedimos al titular completarlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo. Si pasan dos (2) meses sin que lo complete, se entiende que desistió.
Si no somos competentes para resolverlo, lo trasladamos a quien corresponda en máximo dos (2) días hábiles e informamos al titular.
Con el reclamo completo, en máximo dos (2) días hábiles marcamos el dato con la leyenda "reclamo en trámite" y su motivo, hasta que se resuelva.
Se responde en máximo quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, informamos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles después del primer plazo.

12. Queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio

Después de agotar la consulta o el reclamo ante nosotros, el titular puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co), autoridad de protección de datos en Colombia.

13. Seguridad

Protegemos los datos con conexiones cifradas, acceso restringido por roles, contraseñas cifradas, verificación en dos pasos para el personal, registros de auditoría y borrado automático al vencer cada plazo de conservación. Ningún sistema es infalible, pero aplicamos las prácticas de la industria y atendemos cualquier incidente según la ley.

14. Vigencia y cambios

Estos términos rigen desde 21 de octubre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas. Cualquier cambio sustancial se publicará en esta misma dirección antes de aplicarse y, cuando cambien las finalidades, pediremos una nueva autorización.